5 April, 2019

Wie die Digitalisierung klassische Kommunikations­strukturen verändert

Die Unternehmenskommunikation unterliegt einem stetigem Wandel. Wie auch im privaten Bereich hat die Entwicklung der Kommunikationswege und -medien in den letzten Jahren rasant an Geschwindigkeit zugenommen. Doch nicht nur die technische Seite verändert sich. Auch die Erwartungen der kommenden Generation an die Möglichkeiten der Kommunikation steigen.

Für Digital Natives gehört computergestützter Informationsaustausch zum Einmaleins eines funktionierenden Zusammenlebens. Sie erwarten eine Arbeitswelt 4.0, die ihnen Selbständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft bietet. Der Wunsch im Homeoffice, in einem Co-Working-Place oder in einer Niederlassung im Ausland zu arbeiten ist darin eingeschlossen. Trotzdem muss die Verständigung funktionieren, das Team muss eine Einheit bleiben. Diese guten Gründe für eine schnelle digitale Kommunikation treffen in den Unternehmen auf die Generation C64 , die eine Umstellung ihrer Gewohnheiten nur ungern in Betracht zieht. Doch auch die Geschäftsführer deutscher Unternehmen scheinen sich mit einem Wandel der Unternehmenskommunikation schwer zu tun, insbesondere wenn es sich um Social Media handelt. Zurückzuführen ist dies zum Teil auf die Angst vor Kontrollverlust und Unsicherheiten über den richtigen Weg. Einzig richtiger Lösungsansatz ist die Auseinandersetzung mit den verschiedenen Medien, ihren Möglichkeiten und Voraussetzungen. Erst nach gründlicher Recherche ist eine Entscheidung für die optimalen Tools möglich. Optimal bedeutet in diesem Fall auch, dass die einzelnen Medien miteinander harmonieren. Das Thema digitale Kommunikation ist komplex. Um einen erfolgreichen Mix verschiedener Anwendungen auf den Weg zu bringen, ist gute Planung unumgänglich. Ein erfahrener externer Berater kann Licht ins Dunkel bringen.

 

Kommunikation im Wandel

Digitale Medien beschleunigen den Informationsaustausch und erleichtern den Zugriff auf wichtige Informationen.

Die Anwesenheit der Mitarbeiter im Firmengebäude ist nicht mehr unbedingt erforderlich.

Über große Distanzen hinweg kann Kommunikation an zahlreiche Rezipienten schnell, effektiv und zeitgleich erfolgen. Besprechungen werden aufgezeichnet und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, die nicht teilnehmen konnten. Trotz der Aufhebung der räumlichen Nähe, kann das unternehmensinterne Netzwerk besser funktionieren als zu Zeiten, in denen man sich lediglich per E-Mail und Telefon ausgetauscht hat. Möglich macht dies unter anderem ein breites Spektrum an Kommunikationskanälen, aus denen sich die Mitarbeiter aber auch Kunden ihren Favoriten aussuchen können. Die fortschreitende Entwicklung sorgt für immer mehr Funktionalitäten einzelner Tools. So können bei Onlinemeetings und Videokonferenzen nicht nur Desktops geteilt und Teilnehmer in Echtzeit auf dem Bildschirm beobachtet werden. Zusätzlich sind Notizen auf der Programmoberfläche und Chats zwischen den Teilnehmern möglich. Messengerdienste bieten Schwarze Bretter für globale Bekanntmachungen an und können nicht länger nur auf Mobilgeräten genutzt werden, sondern auch auf Tablets und PCs.

 

Gefahren durch den Rundumservice neuer Medien

Die Vielzahl der Optionen sorgt dafür, dass die Anwendungsmöglichkeiten der einzelnen Tools verschwimmen. Gab es früher klare Grenzen für den Einsatz eines bestimmten Mediums, können heute überall Dokumente oder Kurznachrichten ausgetauscht und gespeichert werden. Liegt keine klare Struktur zugrunde, wird das Wiederauffinden der Informationen zum Glücksspiel. Eine weitere Gefahr ergibt sich aus der unkomplizierten Bereitstellung von Informationen, die dazu verführt, jedem alles zur Verfügung zu stellen. Nicht alle Mitarbeiter sind in der Lage, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sie wühlen sich zeitraubend durch Berge von Informationen, die ihnen keinen Mehrwert bringen, sie aber mit Input überfrachten. Eine gut durchdachte Matrix, die festlegt, wer welche Informationen über welches Medium erhält, schafft Abhilfe. Eine sorgfältige Planung im Vorfeld ist also notwendig um

  • die Kompatibilität der einzelnen Medien miteinander zu gewährleisten
  • die Anwender nicht zu verwirren
  • die Rezipienten nicht mit unnötigen Informationen zu belasten

Die Vorteile kompatibler Anwendungen liegt auf der Hand. Von jeder Anwendung kann auf die gesamte gespeicherte Kommunikation zugegriffen werden. Dazu braucht es Schnittstellen, die eine Verbindung der einzelnen Medien möglich machen. Alternativ kann die Kommunikation über eine einzige Plattform laufen, die sämtliche Kommunikationstools zur Verfügung stellt. In diesem Fall ist es Sache des Entwicklers ein einwandfreies Ineinandergreifen der Anwendungen sicherzustellen.

 

Eine Auswahl der wichtigsten Tools zur digitalen Kommunikation

Onlinemeetings und Videokonferenzen

Sie eignen sich für Besprechungen, Konferenzen, Schulungen, Produktvorstellungen und ähnliches. Aktuelle Software bietet neben dem geteilten Bildschirm und der Videoübertragung der Teilnehmenden im allgemeinen Zusatzfunktionen wie stummgeschaltete Leitungen, Notizfelder und Chatfunktionen. Die Installation einer Videokonferenzanlage ist nicht unbedingt notwendig. Die Meetings können auch über ein Onlinetool gebucht werden.

Messenger und Chatfunktion

Es muss keine öffentliche App sein, über die firmeninterne Daten ausgetauscht werden. Inzwischen gibt es viele Anbieter, die auf Unternehmen zugeschnittene geschlossene Systeme anbieten. Zu diesem Zweck sollten sie auch über PC oder Tablet genutzt werden können. Für kurze schnelle Nachrichten an einen oder mehrere Rezipienten gibt es keine bessere Lösung.

Unternehmensblog und Foren

Diese beiden Tools eignen sich hervorragend für das Wissensmanagement. Während im Forum der Austausch im Vordergrund steht, können im Blog ausführliche Artikel von Fachleuten aus allen Unternehmensbereichen erscheinen. Ein gut geführter Blog stellt eine Art Firmenenzyklopädie dar, ist aber auch sehr arbeitsintensiv. Denn nur ein regelmäßiger Blog lebt und wird von den Mitarbeitern mit Interesse verfolgt. Über eine Software ist der Betrieb von Blog und Forum auf dem firmeninternen Server möglich.

Mitarbeiterportal

Das Intranet, wie das Mitarbeiterportal auch genannt wird, kann alle übrigen Social Media Tools in sich vereinen. Richtig angelegt und intuitiv bedienbar ist es ein leistungsstarkes Multifunktionstool der Kommunikation. Das setzt jedoch, wie auch die übrigen Anwendungen, eine gründliche Planung voraus, die zur Chefsache gemacht werden sollten.

 

Wie viel Social Media verträgt ein Unternehmen?

Ist die Nutzung von Social Media im privaten Bereich nicht mehr wegzudenken, gehen deutsche Unternehmen die Nutzung im Geschäftsleben bisher nur zögerlich an. Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist dabei die Angst vor Kontrollverlust. Über viele Wege wird unkontrolliert kommuniziert. Blogbeiträge können von jedem Mitarbeiter kommentiert werden. Der Austausch in Foren kann aus dem Ruder laufen und nicht mehr der Unternehmensphilosophie entsprechen. Natürlich ist dies alles möglich. Allerdings kann auch ein Gespräch in der Kaffeeküche unerwünschte Nebenwirkungen erzeugen. Social Media wird nie der Grund sein, warum Mitarbeiter sich in unerwünschter Weise äußern. Es ist lediglich das Mittel dazu. Gleichzeitig ist es jedoch auch ein Mittel für einen schnellen und zielgenauen Austausch von Informationen und Wissen.

Ein strukturiertes Wissensmanagement kann genau den kleinen Vorsprung bedeuten, der notwendig ist, um am Wettbewerb vorbeizuziehen.

Im Idealfall wird Wissen an alle betroffenen Stellen weitergegeben und Knowhow bewahrt, das anderenfalls mit einem ausscheidenden Mitarbeiter verloren gehen würde. Wissen ist eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Verlorenes Wissen muss mühsam wieder angeeignet werden. Ein wichtiges Argument pro Social Media ist die veränderte Erwartungshaltung der kommenden Generation. Groß geworden mit Facebook, Youtube und Co. wünscht sie sich an ihrem künftigen Arbeitsplatz moderne digitale Kommunikation. Sie erwartet einfache und flexible Wege, die das Arbeiten ortsunabhängig machen. Wer im Kampf um kompetente und engagierte Mitarbeiter nicht den Kürzeren ziehen will, muss sein Unternehmen auch im Kommunikationsbereich zeitgemäß aufstellen. Künftige Spitzenkräfte legen Wert auf eine leistungsstarke Kommunikationsinfrastruktur. Der ein oder andere macht seine Entscheidung für seinen neuen Arbeitgeber davon abhängig. Um sich darüber klar zu werden, welche Erwartungen man zu erfüllen bereit ist und von welchen Tools man sich am meisten Nutzen für das eigene Unternehmen verspricht, sollte man sich frühzeitig mit den Möglichkeiten auseinandersetzen. Trotzdem sind Medien nur Mittel zum Zweck, sie müssen auch zum Unternehmen passen. Das Hauptaugenmerk bleibt auf der optimalen Kommunikation.

 

Teamarbeit über digitale Medien - was verändert sich?

Sowohl Globalisierung als auch Mitarbeitererwartungen an den Arbeitsplatz haben die Organisation von Unternehmen verändert. Kollegen sitzen nicht mehr am Schreibtisch im Nebenzimmer oder in der Niederlassung der nächstgelegenen größeren Stadt. Die junge Dame aus dem Controlling arbeitet mittwochs im Homeoffice, die Buchhaltung ist ins Ausland ausgelagert und die Entwicklungsabteilung hat ihren Sitz am anderen Ende Deutschlands. Doch auch wenn die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten weltweit arbeiten, ist für konstruktives Arbeiten eine enge Zusammenarbeit notwendig. Gemeinsame Besprechungen würden einen enormen Reiseaufwand bedeuten und sind zeit- und kostenintensiv. Eine Videokonferenz oder ein Onlinemeeting ist schnell organsiert. Je nach Art des Meetings muss nicht einmal der Arbeitsplatz verlassen werden. Weltweite Besprechungen verursachen nicht mehr Aufwand als ein Treffen vor Ort. Das ermöglicht eine enge und unkomplizierte Zusammenarbeit.

Probleme werden nicht aufgeschoben sondern geklärt. Durch Videoübertragung der Teilnehmer und Chatfunktionen suggerieren Onlinemeetings ein gemeinsames Erlebnis.

Das erhält den Teamgedanken. Messenger und Chatfunktionen sind die richtige Lösung für die kurze Frage zwischendurch. Die Antwort auf eine Mail kann schon mal etwas länger dauern. Ploppt das Nachrichtenfenster auf, wird schnell reagiert. Nicht zu unterschätzen ist, dass sich über die kurze Reaktionszeit und die meist vorhandenen Smileys sehr schnell ein kurzes, lockeres Gespräch entwickeln kann. Der Ton ist weniger förmlich als bei einer offiziellen Mail. Die persönliche Bindung und damit die Qualität der Zusammenarbeit zwischen den Kollegen wird gefördert. Bekanntmachungen über Blogs und Mitarbeiterportale erreichen den Sachbearbeiter in Bayern zur selben Zeit wie den Programmierer in Kalifornien. Alle Mitarbeiter fühlen sich in das Unternehmen eingebunden und gut informiert. Erst das löst die Identifikation mit dem Unternehmen und dem Team aus.

Wie erreicht man möglichst alle Mitarbeiter?

Für welche Medien man sich auch entscheidet, es wird immer Mitarbeiter geben, die anderer Meinung sind. Vor allem wird die Schere zwischen den Generationen aufgehen. Was der Auszubildende als Selbstverständlichkeit voraussetzt und wünscht, empfindet der langjährige Mitarbeiter als Zumutung. Veränderungen bedeuten für die meisten Menschen erst einmal Bedrohung. Manchmal steht dahinter einfach der Unwille, alte Gewohnheiten aufzugeben. In anderen Fällen ist die Ablehnung in der Angst begründet, der Änderung nicht gewachsen zu sein. Das Fingerspitzengefühl, aber auch das gute Beispiel der Vorgesetzten ist gefragt. Gründliche Schulungen, in denen auf die Vorteile der neuen Kommunikationsmittel hingewiesen wird, sind obligatorisch. Doch auch andere Maßnahmen versprechen Erfolg.

Eine positive Grundstimmung gegenüber der Veränderung kann geschaffen werden, indem man die Umstellung auf neue Medien mit positiv besetzten Neuerungen kombiniert.

Plant man, den alten Besprechungsraum mit einer Videokonferenzanlage auszustatten, kann eine Renovierung des gesamten Raumes ins Auge gefasst werden, um eine angenehme Tagungsatmosphäre zu gestalten. Rückzugsräume für einzelne Teilnehmer an Telefon- oder Videokonferenzen sorgen für intensive Besprechungen, ohne die Kollegen im Büro abzulenken. Arbeitsplätze ohne jeden Anschluss an Social Media Anwendungen garantieren störungsfreies Arbeiten, wenn einmal hohe Konzentration gefragt ist. Die Übertragung des Unternehmensblogs in eine kleine Sitzecke, aufgepeppt mit Obstkorb, Kaffee und Keksen, bietet Entspannung in den Arbeitspausen. Derartige Angebote schaffen Flexibilität im Unternehmen und wirken sich positiv auf die Bereitschaft der Mitarbeiter aus, Veränderungen anzunehmen. Schon allein die körperliche Bewegung strahlt auf die geistige Anpassungsfähigkeit aus. Diesen Effekt sollte man nutzen.

 

Fazit

Wer sein Unternehmen stark in die Zukunft führen möchte, muss sich über den maßgeschneiderten Einsatz neuer Kommunikationstechnologien Gedanken machen. Eine bloße Ansammlung guter Tools bringt jedoch mehr Unruhe als Nutzen, wenn sie einander nicht zuarbeiten. Wird das Projekt Kommunikation 4.0 strukturiert und von Anfang an durchdacht in Angriff genommen, kann es zur Stärkung des Zusammenhalts, zur Verbesserung der Kommunikation und zur Organisation und dem Erhalt des Firmenwissens beitragen. Wichtige Eckpfeiler dabei sind

  • die Erwartungen der Geschäftsleitung
  • die Firmenstruktur
  • die Unternehmensphilosophie
  • die Kompatibilität vorhandener Kommunikationstools
  • die Akzeptanz der Mitarbeiter

Wer das alles beachtet, kann neben zufriedenen Mitarbeitern auf ein Unternehmen blicken, dass schnell und kompetent Nachrichten verarbeitet und Wissen managt.

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